27 Oca KVKK Aydınlatma Metni

Posted at 18:23h in Bilgi Deposu by Sena Doymuş 0 Comments

KİŞİSEL VERİ NEDİR?

Kişisel veri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda tanımlanmıştır. Kişisel veri kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Kanuna göre kişisel veri kavramının sahip olması gereken 3 temel unsur şunlardır:

Gerçek kişiye ait olma
Kişiyi belirli ya da belirlenebilir kılma
Her türlü bilgiyi içerme

Kişisel veri kapsamına giren bilgilerin çok geniş olduğu izahtan varestedir. Ancak birkaç örnek vermek gerekirse:

Kimlik bilgisi
İletişim bilgisi
Adres bilgisi
Hobi
Mektup
İş başvuru formları
Mülakat tutanakları
Müşteri şikayet formkarı
Özgeçmişler
Kredi kartı ve banka kartı özetleri
Parmak izi
Sağlık bilgileri vb olarak örnekler daha da çoğaltılabilir.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ NEDİR?

Kişisel verilerin işlenmesi ise kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir. Kişisel verileri işleyen veri sorumlularının bu kanun kapsamında bazı yükümlülükleri bulunmaktadır. Bu yükümlülüklerden en önemlisi de KVKK aydınlatma metni ile verisi işlenen gerçek kişiye bilgi vermek ve onun aydınlatılmış onamını almaktır.

AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ NEDİR?

Aydınlatma yükümlülüğü; ilgili kişinin belirli konuda bilgilendirilmesinden ibarettir. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi ilgili kişinin onayına bağlı değildir.

Kanun, kişisel verileri işlenen ilgili kişilere bu verilerinin kim tarafından, hangi amaçlarla ve hukuki sebeplerle işlenebileceği, kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği hususunda bilgi edinme hakkı tanımakta ve bu hususları, veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü kapsamında ele almaktadır. Buna göre veri sorumlusu, Kanunun 10. maddesi çerçevesinde kişisel verilerin elde edilmesi sırasında bizzat veya yetkilendirdiği kişi aracılığıyla aşağıdaki bilgileri ilgili kişiye sağlamakla yükümlüdür:

Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
maddede sayılan diğer hakları.

Veri işleme faaliyetinin ilgili kişinin açık rızasına bağlı olduğu veya faaliyetin Kanundaki diğer bir şart kapsamında yürütüldüğü durumlarda da veri sorumlusunun ilgili kişiyi bilgilendirme yükümlülüğü devam etmektedir. Yani, ilgili kişi, kişisel verisinin işlendiği her durumda aydınlatılmalıdır.

KVKK AYDINLATMA METNİ NEDİR?

KVKK uyarınca veri sorumluları için kişisel verisini işlediği ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü getirilmiştir. Aydınlatma yükümlülüğü, veri sorumluları için bir yükümlülük olmakla birlikte kişisel verisi işlenen gerçek kişiler için de bir hak olarak kabul edilmektedir.

KVKK aydınlatma metni asgari olarak; Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi, 11. maddede sayılan diğer hakları içermelidir. Bu bilgileri eksiksiz olarak içermeyen KVKK aydınlatma metni veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğünü tam olarak yerine getirmemesine neden olabilmektedir.

Ayrıca kişisel veri işleme faaliyetinin ilgili kişinin açık rızasına bağlı olması durumunda, veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza alınması işlemlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekmektedir.

KVKK AYDINLATMA METNİ NASIL HAZIRLANIR?

Aydınlatma yükümlülüğü ses kaydı, sözlü anlatım, panoya yapıştırma gibi yöntemlerle de yerine getirilebilir. Ancak verisi işlenen kişinin aydınlatıldığına ilişkin ispat yükü veri sorumlusunda olduğunda aydınlatma metninin yazılı bir şekilde olması faydalı olacaktır. Hazırlanacak aydınlatma metninde açık, anlaşılabilir ve sade bir dil kullanılması önem arz eder.

KVKK aydınlatma metninin onaylanması gerekir mi?

Aydınlatma metni tek taraflı bir yükümlülüktür. Bunun için aydınlatma metninin ilan edilmesi yeterli olup ayrıca ilgili kişilerce onaylanmasına gerek yoktur. Ancak veri sorumlusunun kanun kapsamında işleyeceği kişisel veriye yönelik açık rıza alması gerekli ise bu ayrı bir yükümlülük olarak yerine getirilmelidir.

Aydınlatma yükümlülüğü ve açık rıza alma yükümlülüğü birlikte halledilebilir mi?

Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’in 5/f maddesine göre “Kişisel veri işleme faaliyetinin açık rıza şartına dayalı olarak gerçekleştirilmesi halinde, aydınlatma yükümlülüğü ve açık rızanın alınması işlemlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekmektedir.” Denilmektedir.

Veri sorumlusu tarafından önce aydınlatma yükümlülüğün yerine getirilmesi ardından açık rızanın alınması gerekmektedir.

KVKK aydınlatma metni zorunlu mudur?

Kanuni tanımlar ile veri sorumlusu sıfatı ile veri işleyen ver sorumlusunun işlediği verinin niteliğine göre KVKK aydınlatma metni sunma veya açık rıza alma yükümlülüğü bulunmaktadır. Yaptığınız iş ve işlediğiniz veri kapsamında sorumluluk kapsamını belirleyebilmeniz için avukatınızdan hukuki destek almanız faydalı olacaktır.